如何有效推进事项的执行？

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背景：

你一定遇到过这样的情况，除了项目本身的版本之外，还有各种各样的事项需要推动和跟进，这些事项的项目背景、重要程度、持续时间、成员情况可能都不尽相同。那么，如何有效的推进这类事项的执行和落地呢？笔者加入数据科学中心的一段时间内，经历了大数据官网、产品发布会、产品实施部署、客户问题反馈等各种事项，分享一些个人的实践和探索供大家参考。

先别急着执行

接到事务的时候，尤其是比较紧急的情况下，往往就直接扑上去做了。笔者在跟进大数据官网的时候，工作分配、计划制定、沟通机制等事情都安排妥当，便以为可以顺利推进下去，谁知在跟进的过程中就遇到了各种疑问和阻碍‘为什么需要尽快上线呢？’‘这个版本的目标是什么？’‘临时有项目版本的事情需要处理，官网的优先级是怎样的？’，这些问题本应在最开始就考虑清楚并传达给团队，可是却犯了急着去执行的错误。

总结起来，在事情初始阶段容易犯的错误如下：

没有搞清楚必要的背景和来龙去脉，难以采用有效的方式执行；
没有真正理解目标(短期/长期)，导致执行结果和预期存在差异；
并未合理判断事情的优先级，对日常版本工作造成了不必要的影响；
没有和执行团队充分沟通清楚，难以有效推动；

在开始执行前，确保考虑清楚以下这个checklist，可能会对事项的推动和跟进有所帮助：

o 事项背景

o 目标明确（短期/长期）

o 事项优先级

o 事项持续时间（临时/长期）

o 执行团队&可投入时间

o 以上事项与团队充分沟通

大家可以参考上述制定自己的checklist，更重要的是要记得告诉自己，先别急着去执行。

对于人的分析必不可少

这里的人分为两类，干系人和执行人/团队。

· 干系人

干系人管理（参考）是项目管理中必不可少的部分，当进行具体事项的推动和跟进的时候，对于干系人的分析也尤为重要。如下图为笔者在跟进大数据官网的过程中，对于简化之后的关系人管理表：

表1 简化关系人管理表

身份	核心诉求点	沟通重点
市场	活动的宣传和推广	整体介绍、slogan、客户案例等
销售	客户线索的引流	客服系统、商务合作等
产品方	产品的介绍和推广	产品特点、试用等功能、支持等
项目经理(mentor)	小迭代尽快发布上线	计划、进展、交付情况

通过分析干系人诉求，使用恰当的沟通管理方式，从而更好地进行事项的推进。

· 执行人/团队

对于执行人/团队特点的分析，对于风险识别、沟通渠道等都有重要作用，也决定了采用何种推动和跟进方式以及过程中的注意点。笔者的示例如下：

表2 执行人/团队特点分析

特点	注意点
需求方繁忙，交付延期或交付不完整。	计划提早可适当替代做一些决策可补位将交付物补充完整。
开发成员是实习生，经验及业务水平有限。	保持持续跟进提供必要的支持协助需求需明确。
视觉leader新入职。	强调事项的重要性，借助其推动。

顺畅的沟通渠道

很多临时性事项是跨团队的，团队成员可能互相之间并不认识，中途可能会有成员更换、退出和新加入等情况，因此，保证顺畅的沟通渠道十分重要。笔者在推进一些具体事项的过程中，往往有如下的方式保证沟通：

· 完整的成员名单和职责分工；

· 通过启动/讨论会的形式，明确目标和成员等基本情况；

· IM群组、邮件组(如果必要)的建立；

· 会议机制的明确（定期or根据事项进展）；

· wiki页面、JIRA项目、云协作等协作工具的使用；

· 新加入成员与原成员的认识和介绍(尽量面对面)；

· 搞一次团建也是不错的选择。

可以根据事项本身的特点、团队的规模、是否有地理位置隔离或跨团队等等情况，采用不同的沟通方式。

风险管理总是必不可少

大部分项目经理都会在项目中进行风险管理，然而对于一些具体事务的执行，却容易疏漏了风险和应对。对于很多临时性事项，往往存在跨团队、临时投入、兼职支持、外部依赖多等各种问题，往往出现突发情况的概率更高。因此，如果能够提前预知并准备预案，对事项的成功执行有很大帮助。

可以对传统的项目风险管理表(参考)进行适当浓缩和精简，成为事项执行过程中的风险依据，如下表为笔者在跟进一些具体事项的风险管理方式：

表3 简化风险管理表

类别	描述	预案
人员	开发成员为实习生，在岗时间可能存在风险。	请假期间协调其他成员支持。
进度	内容策划工作繁忙，可能无法按期交付。	协调组内成员群策群力。
质量	没有测试成员，交付质量存在风险。	开发保证自测，其他成员一起bugbash。
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