一、采购的公司治理
1、什么是公司治理
定义：按照商业道德及对利益相关者所负的责任，对组织进行领导与控制的一套体系（规则、政策、过程与组织结构）。
2、为什么采购治理很重要
- 采购人员在企业中受到信任，控制着某些战略决策与支出，影响到组织及其利益相关者的利益。
- 采购人员是“管事人”角色，负责照看其他人拥有的资金与资产。
- 采购职业的名声、信誉和信任会因欺诈及其他形式的不道德行为受损，因合乎道德的行为而提升。
- 不道德的行为会损害供应链关系，危害采购组织；合乎道德的行为则可以促进供应链关系。
妨碍达到良好的采购治理的因素一般包括：
- 缺乏领导层支持；
- 缺乏来自内部或外部供应链中利益相关者的合作；
- 不良的ICT系统与系统集成；
- 治理模式、行为准则、规章及程序等缺乏透明度；
- 缺乏公司治理所需的资源；
缺乏采购职责的连贯性与协调。
3、典型的采购治理机制
- 强大的内部控制环境，旨在支持企业目标并管理所识别的风险领域，健全的内部政策、权力制衡与控制机制；
- 制定并实施采购活动中的职业道德行为准则；
- 制定公平的、合乎道德的、透明的与一致的程序；
- 对整个组织的采购支出进行有效的预算、控制与监督；
- 清晰界定采购的角色、职责、责任与报告结构；
- 控制采购人员个人的授权水平；
- 对于请购、采购与支付等的批准与授权做出清晰规定；
- 要求清晰的审计记录或书面记录，以便跟踪采购决策；
- 对不同采购职责进行分割；
- 对不同项目的采购人员进行轮岗；
- 严格控制首选供应商名单及单货源采购；
- 使用电子采购工具，以便使现金交易最小化、程序中人为欺诈性干预最小化、自动显示矛盾的数据；
- 对采购人员进行有效的审查、筛选、监督与培养；
- 使用标准的合同条款；
- 对采购过程、决策及控制进行内部审计；
- 鼓励供应商及雇员不畏报复，举报违反职业道德的行为；
- 坦诚沟通，是以诚信方式进行职业道德管理的基石。
二、组织的问责与报告
1、问责
问责：得到权力（授权）的每个人应负起这样的责任，即对其权利使用情况向给予他们授权的人做出解释。
采购人员需要承担责任，认识到他们有责任对他们的计划、决策及资源使用做出解释。
2、采购的监控与报告
监控、持续进展测量方法：
- 有些采购过程可持续监控：如使用电子监控工具，一旦结果超出设定的参数，就生成异常报告；
- 通常使用定期审计与检查：对照确定的测量指标或目标，以固定时间间隔进行检查；
- 使用年度审计：评估具体的计划和过程，个人、团队及职能部门的整体绩效。
3、采购管理审计（Procurement Management Audit）
采购管理审计：是对公司采购环境、目标与策略进行综合性的、系统的、独立的和定期的检查，目的是识别问题与机会并促进制定合适的行动计划。
采购审计的目的：
- 监控和坚强遵守高级管理层制定的采购政策的符合性；
- 确保组织使用了良好或最佳采购程序、工作方法、工具与技术；
- 监控和测量组织使用资源的有效性、效率和价值；
- 支持预防和检测欺诈、失误、资金的不良管理的风险及其他组织治理问题。
四、采购在组织中的地位
Lysons提出了采购运作的三个层次：
- 在最低层次，“采购”只是一个日常事务性的职能；
- 随着采购的发展，可能变成中层管理职能；
- 最高层次，可能出现在高层管理团队。
采购经历这些阶段，其驱动力是越来越认可采购产生增值的潜力与对盈利性的贡献。
1、影响采购地位的因素
一个组织中采购与供应管理职能的地位有赖于四个主要因素：
- 杠杆作用：做出可测量的价值贡献（尤其是提升盈利性）；
- 工作重心：采购是集中于事务性活动，还是商务性活动或战略性活动；
- 结构因素：反映组织中采购职能的位置与可见度，负责采购的高层主管和他报告的级别，采购负责的总支出额等；
- 职业精神：工作态度、技术能力和职业操守。
五、企业政策与程序
1、企业政策与程序对采购的影响
组织需要针对如下的采购与供应链问题制定有效的政策：
- 遵守所有相关的法律、法规、标准、行为规范和最佳实践标杆的意图；
- 处于不同采购阶段的采购职责；
- 对采购的授权水平：采购人员有什么级别的权利作出不同类型的采购决策，在什么情况下需上报审批等；
- 应用确定的采购程序、决策规则或指南，以便支持实施一致的良好实践；
- 供应源搜寻决策；
- 合乎道德的与可持续的采购。
根据采购决策的性质不同，公司政策对采购的影响：
- 日常性决策：重复性的决策。公司可能有详细的步骤指南等；
- 适应性决策：较高层次的决策，需要决策人的判断。公司也可能有关于这类决策的指南，遵循相关政策框架的要求等；
- 创新性决策：独特的、首次的决策；通常是战略性决策。
2、合规性
法律法规对产品和服务提出了一定的要求，在采购决策中需要考虑：
- 质量标准和公差；
- 要达到安全要求，符合健康安全与消费者保护立法及行业行为规范；
- 对可能危害健康的物质与材料的使用、存储及运输的控制措施要求；
- 有关废物和废旧产品的安全处置与回收利用的环境保护法律法规。
因此，采购人员应当采取下列积极主动的步骤：
- 让制定规格的团队注意现有的法律要求；
- 让供应商注意现有的法律；
- 对于供应品和供应商实施采购方自己的合规性检查；
- 使用已获得质量标准和环境标准认证的供应商，鼓励供应商获得这些认证。
3、采购的角色与职责
六、参与采购过程
1、参与采购过程的内部职能与人员
采购在很多组织中都是单独的部门，仅仅负责供应品的采购；
但有一个越来越明显的趋势：向更为综合化的结构发展，与更广泛的物流过程或供应链管理相整合。
2、不同职能部门的多元化视角
设计投入不应过高，以至于不顾价格和市场因素；
采购不应过分强调价格，以至于影响可靠的设计要求。
3、组织结构的影响
定义：组织内各职位之间以及组织的成员之间的关系模式。有了组织结构，才能应用管理过程，创立指令和命令构架，由此对组织的活动进行计划、组织、、指导和控制。
一个有效的组织结构具有下列特征：
- 清晰的报告与问责路径；
- 有效的多向信息流动与协调机制；
- 短而有效的决策链；
- 工作重复度最小；
- 软化职能之间“垂直的”障碍，以支持价值流平滑“水平的”流向客户；
- 内在的灵活性。
组织结构通常以下列标为基础进行划分：
- 职能专业化
- 地理区域
- 产品、品牌或客户
不同组织结构的优缺点：
来源：https://www.cnblogs.com/franktsui/p/4867703.html